そもそも、どんな仕組み？
毎月5日の朝10時に、freeeの月次データから「前月と比べて動きが大きい科目」と「削減できそうな経費」を自動で抽出して通知します。
こんな課題がありました
月次が締まったら数字を見る。当たり前のことですが、どこが異常なのかを人の目で探すのは、けっこうな手間です。
科目がずらっと並んだ表を上から見ていって、「あれ、これ先月より多いな」を探す作業。集中力が必要なわりに、見つかるのは数箇所。そして忙しいと後回しになり、気づくのが翌月になる。
こう実装しました
freeeのAPIから月次データを取得して、前月比・予算比で乖離の大きいものを拾い上げ、確認すべき科目を絞って通知します。
ここで気をつけたのはセキュリティです。会計データは最も機微な情報のひとつなので、
- ID・パスワードは保存しない（OAuth／APIキーで接続）
- 取得したデータを外部サービスへ転送しない
この2つは最初に決めました。
こんな効果がありました
月次確認の初動が「まず全部見る」から「指摘された箇所を見る」に変わりました。
結果として、数字を見ること自体が習慣として続くようになったのが一番の変化です。手間が減ると続く、という当たり前のことでした。
さらに拡張すると
- 教室別の損益に分解して比較する
- 予算との乖離が一定を超えたらアラートを出す
- 経営ダッシュボードへ連携して月次会議資料まで自動生成する
ひとこと
会計まわりを自動化するとき、多くの人が「便利さ」から入りますが、先に決めるべきは安全のルールです。ここを曖昧にしたまま進めると、後で全部作り直すことになります。
