面談前の情報整理と提案づくりを自塾専用アプリに。教室長ごとの属人化を減らしています。

そもそも、どんな仕組み？

保護者面談の前に、生徒の状況を入れると、話すべき論点と提案が整理された状態で出てくる自塾専用のアプリです。面談後の記録もここに残していきます。

こんな課題がありました

面談は塾の仕事のなかでも、特に準備がものを言う場面です。

でも実際は、面談当日の直前にバタバタと成績表を見返して、頭のなかで組み立てて臨む。これが正直なところでした。準備に30分取れる日もあれば、5分しか取れない日もある。準備時間のばらつきが、そのまま面談の質のばらつきになっていた。

もうひとつ困っていたのが、教室長によって面談のやり方が違うこと。ベテランは話す順番も提案の出し方も上手いのですが、それが本人の頭のなかにしかない。新しく入った教室長は、同じことができるようになるまで時間がかかります。

「準備の型」をアプリに埋め込みました。

入力するのは、成績推移・出席・宿題の提出状況といった手元にある情報です。そこから、

という順番で組み立てが出てきます。この4つの順番が大事で、事実から入らずに提案から話すと、保護者に「決めつけられた」と受け取られることがあるからです。

提案は必ず複数案出るようにしました。ひとつだけ出すと、それが唯一の正解のように見えてしまうので。

面談前の情報整理と提案づくりが安定しました。

一番の変化は、準備時間が短い日でも、質が落ちにくくなったことです。以前は時間がないと「とりあえず成績の話だけ」になっていましたが、今は最低限の型が担保されます。

教室長ごとの属人化も減る方向に働いています。ベテランの頭のなかにあった順番が、アプリの形で共有されるようになりました。

生徒の情報を扱うアプリなので、どこにデータを置くかは最初に決めました。外部のサービスに生徒名を送らない、という一線です。便利さより先にここを決めないと、後で作り直すことになります。