1日3回、要対応の連絡だけAIに仕分けさせる

そもそも、どんな仕組み？

1日3回、社内外のメッセージを自動で読みに行って、「要返信」「要タスク」「対応不要」に仕分けます。要返信のものには下書きも付いてくる。人は承認するだけです。

こんな課題がありました

保護者、社員、外注先。1日に流れてくる連絡が何十件もあって、そのうちどれが自分の対応待ちなのかを判断するだけで疲れる。

全部読めば分かります。でも全部読む時間がない。かといって飛ばすと、大事なものを見落とす。見落としは信頼に直結するので、結局ずっと気にしている状態になる。この「ずっと気にしている」が一番消耗しました。

こう実装しました

9時・13時・18時の1日3回、メッセージを取得して分類します。

技術的に少し気を使ったのは、既読状態を変えずに読み取ること。自動処理が既読を付けてしまうと、相手からは読んだのに返さない人に見えます。

下書きは相手によってトーンを変えています。

そしてやらないことを先に決めました。金額・契約・謝罪・クレーム・法務・個人情報にかかわる判断は、AIに触らせません。ここは今も人が全部やっています。

こんな効果がありました

確認の起点が変わりました。「全件を目で追う」から「分類済みリストを承認する」へ。

件数を数えて何%と出せる類のものではないのですが、通知を見れば対応漏れがないと分かる状態になったのが大きいです。頭の中で抱えておく必要がなくなりました。

さらに拡張すると

• 承認時に直した文面を蓄積して、自塾の文体を学習させる
• 保護者連絡に特化した専用AIに育てる
• 未返信が一定時間続いたらアラートを出す

ひとこと

自動化というと「返信まで全部やらせる」と考えがちですが、実際にやってみると、一番しんどいのは返信を書くことではなく、何に返信すべきかを判断することでした。そこだけAIに任せるだけで、体感はかなり変わります。