そもそも、どんな仕組み？
毎朝9時に、求人媒体（Indeed・Wantedly）の新着応募と未返信を自動でチェックして、候補者の情報を要約したうえで返信の下書きまで作ってくれる。私がやるのは、その下書きを見て「これでOK」と承認するだけです。
こんな課題がありました
塾にとって講師採用は生命線です。それは分かっているのに、返信が遅れる。
授業や面談が続くと媒体を開く時間がなくて、気づいたら3日経っている。そして候補者はもう他社で決まっている。「あと1日早く返信していれば」を、何度も経験しました。
media を毎日開いて、新着を見て、未返信を探して、期限を確認して……という作業は、やろうと決めても続きません。続かない仕組みは仕組みではない、というのが正直な実感でした。
こう実装しました
毎朝9時に自動で動くようにしました。
- 各媒体から新着応募・未返信・期限切れ間近を取得
- 候補者の情報を要約
- 返信の下書きを生成
- Google Chat に通知（下書き込み）
工夫したのは媒体ごとにトーンを変えたことです。Wantedlyは「選考します」の空気を出すと途端に反応が悪くなるので、カジュアル面談・相互理解の色を強くする。Indeedは逆に、短く具体的に候補日を出したほうが返ってきます。
そして最初に決めたのは「送信は人がやる」ということ。ここは今も変えていません。
こんな効果がありました
数字で「何%改善」と言えるほどきれいには測れていないので、正直に、運用でつかんだ手応えを書きます。
- 候補日はこちらから3〜5個出して「番号で返信OK」とすると、返信が返ってくる確率が上がる。 これが一番効きました。相手に日程を考えさせないこと。
- Wantedlyはアポ率が低め。共感形成とカジュアル面談の理由づけを足す必要がある
- 返信が遅れたときの謝罪は、長く書くより短く済ませて、すぐ次の候補日を出すほうが再調整につながる
何より変わったのは、「返信し忘れ」が構造的に起きなくなったことです。通知に出ている＝まだ返していない、なので。
さらに拡張すると
- 社員採用・アルバイト採用へ横展開する
- 面談日程の調整までカレンダー連携で自動化する
- 承認のときに直した文面を蓄積して、自塾専用の採用AIに育てる
ひとこと
いきなり自動返信にしなくてよかった、と思っています。最初の数週間は下書きの質がまちまちで、そのまま送っていたら失礼な返信をしていたはずです。「下書きまでAI・送信は人」から始める。ここは崩さないでください。
